Recordatorios de cita automáticos con Google Sheets y Make, sin programar

Lectura de 7 minutos · Para clínicas, fisios, centros de estética, peluquerías, talleres y cualquier negocio que trabaje con cita

Una cita olvidada es un hueco en la agenda que ya no puedes llenar. La forma más sencilla de reducirlas es avisar el día antes, pero hacerlo a mano, cliente por cliente, es justo la tarea que nunca encuentra hueco.

En esta guía verás cómo montar un sistema que, cada día, mira las citas de mañana y envía a cada cliente un email con la hora y, si hace falta, lo que tiene que traer o cómo prepararse. Sin programar y con herramientas que probablemente ya usas.

Qué necesitas

• Una cuenta de Google (Gmail y Google Sheets).
• Una cuenta de Make (make.com), la herramienta que conecta las dos cosas. Tiene un plan gratuito con el que puedes empezar.
• Tus citas apuntadas en una hoja de cálculo. Si hoy las llevas en papel o en otro programa, este es un buen motivo para empezar.

Paso 1. Prepara la hoja

Crea una hoja de Google con una pestaña llamada Citas y estas columnas en la primera fila:

Escribe la fecha como 29/10/2026 y la hora como 10:30. «Preparación» es opcional («ven en ayunas», «trae tu informe anterior»…). Deja «Recordatorio» vacía: la rellenará el sistema para no avisar dos veces.

Paso 2. El escenario en Make

En Make, un «escenario» es una cadena de pasos que se ejecuta sola. Este tiene tres pasos y un filtro entre ellos:

1. Google Sheets · Buscar filas: trae las citas que tienen email y todavía no tienen recordatorio.
2. Un filtro «Cita mañana»: deja pasar solo las que son del día siguiente.
3. Gmail · Enviar un email al cliente con la fecha, la hora y, si existe, la preparación.
4. Google Sheets · Actualizar fila: escribe «Enviado» y la fecha en la columna «Recordatorio».

El último paso es el que evita el error más común de estas automatizaciones: mandar el mismo recordatorio dos o tres veces porque el escenario se ejecutó de nuevo.

Paso 3. El email

Que sea corto y que se entienda de un vistazo en el móvil. Por ejemplo:

La frase final importa: pedir que avisen si no pueden venir te da tiempo para recolocar el hueco.

Paso 4. Pruébalo antes de activarlo

Apunta dos citas de mañana con tu propio email (una con preparación y otra sin ella) y una de dentro de tres días. Ejecuta el escenario una vez: te deben llegar dos emails, se debe rellenar la columna «Recordatorio» y la cita de dentro de tres días no debe enviar nada. Ejecútalo otra vez: no debe llegar ningún email más. Si todo cuadra, prográmalo para que se ejecute todos los días, por ejemplo a las 10:00.

Y a partir de aquí

Con la misma idea (una hoja, un filtro por fecha y un email) puedes montar muchas otras cosas: avisar de que una revisión anual toca pronto, pedir una reseña al día siguiente de la visita o recordar a un cliente que su bono se acaba. Una vez entiendes el patrón, cada nueva automatización te lleva mucho menos.